Reuniões fora do ambiente de trabalho ajudam a estreitar o relacionamento.
Agenda lotada é uma desculpa comum para evitar ou postergar reuniões de trabalho. A solução encontrada pelo empresário Ronaldo Timm, sócio da Supranano, especializada no desenvolvimento de produtos e serviços na área de nanotecnologia, com sede em São Paulo, foi marcar almoços com parceiros e fornecedores em restaurantes.
"Já que temos de parar para comer, aproveitamos e conversamos a respeito de negócios", afirma Timm. O uso de restaurantes e cafeterias para fazer reuniões não só otimiza o tempo do empreendedor como ajuda a estreitar relacionamentos.
"Sair para almoçar, jantar ou tomar um café é produtivo para finalizar negócios e parcerias", afirma Leila Navarro, presidente do Instituto de Pesquisa e Desenvolvimento do Capital Humano. "Em locais mais relaxados é possível conhecer melhor as pessoas, pois elas deixam transparecer características e opiniões que não viriam à tona em ambientes sérios", diz Alexandre Fialho, professor de estratégia da Fundação Dom Cabral.
Preste atenção quanto à forma de se comportar nas reuniões fora do ambiente de trabalho. Não se deve ir direto ao ponto. Para quebrar o gelo, recomenda-se primeiro falar sobre amenidades e assuntos do cotidiano. Só depois se dá início à reunião de fato. Timm diz que inicialmente costuma apresentar o ambiente para o convidado e explica por que escolheu aquele local.
Depois, as pessoas decidem o que vão comer e, durante o almoço, seguem conversando sobre temas diversos. "Ao chegar à sobremesa, ou durante o cafezinho, é que começamos a falar de negócios", afirma Timm. Leila diz que a atitude do empresário está correta.
"Enquanto as pessoas comem, converse sobre coisas rotineiras. Assim dá para perceber a reação do seu interlocutor e conhecer seus gostos e opiniões", afirma a consultora. "Na hora do cafezinho, empenhe-se realmente no foco da reunião."
A escolha do local é essencial. Nada de restaurantes com comidas exóticas - o seu convidado pode não apreciar a culinária indiana, por exemplo - e locais muito barulhentos, que dificultam a conversa. Apesar de esses encontros serem mais descontraídos, regras de etiqueta devem ser seguidas, aconselha Fialho, da Dom Cabral.
A roupa não precisa ser muito formal, mas também não dá para demonstrar desleixo. Bebidas alcoólicas só são permitidas se todos os convidados forem beber. "Lembre-se de que não é a pessoa física que está ali", diz Fialho. "Você está representando a sua empresa."
O efeito dos encontros fora do escritório pode ser muito positivo, mas essas reuniões não servem para todo tipo de assunto. No caso de temas mais complexos, como a definição da estratégia de atuação junto a um cliente, o escritório é o local mais recomendável. Um encontro informal cabe com perfeição para dar início a um contato, celebrar a conclusão de um projeto ou acertar os detalhes de um trabalho.
Fonte: Pequenas Empresas Grandes Negócios
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